Verplichting in hoofde van vennootschappen en zelfstandigen
De registratieverplichting is van toepassing op vennootschappen en zelfstandigen die werkzaam zijn in de bouw- of schoonmaaksector. Deze maatregel is dus specifiek gericht op deze sectoren.
Een vennootschap die actief is in de bouw- of schoonmaaksector moet de gegevens van de werkende vennoten registreren in de KBO. Evenzo is een zelfstandige (eenmanszaak) in deze sector verplicht om de gegevens van de helpers in de KBO te registreren.
De verplichting rust niet op de werkende vennoot of de helper zelf, maar op de vennootschap (voor de werkende vennoten) of de zelfstandige (voor de helpers).
Daarom is het de verantwoordelijkheid van de vennootschap of de zelfstandige om de verplichte registraties van de werkende vennoten of helpers uit te voeren. Tevens is het de vennootschap of de zelfstandige die risico loopt op sancties indien de registratieplicht niet wordt nageleefd.
Wat verstaat men onder ‘werkende vennoten’?
In het kader van de registratieplicht, wordt als ‘werkend vennoot’ beschouwd:
“Iedere houder van minstens één aandeel in een vennootschap die in België persoonlijk een reële activiteit uitoefent binnen die vennootschap zonder dat hij, voor deze activiteit, aangegeven wordt in het stelsel van de loontrekkenden op het ogenblik waarop deze activiteit wordt uitgeoefend."
Een werkend vennoot is een aandeelhouder van de vennootschap die actief is binnen de vennootschap en deze activiteit uitoefent als zelfstandige, in plaats van als werknemer.
Voor stille vennoten, die geen activiteiten binnen de vennootschap verrichten, is er geen verplichting tot registratie.
Bovendien is de registratieplicht alleen van toepassing op vennootschappen die onderworpen zijn aan de Belgische vennootschapsbelasting of de Belgische belasting voor niet-inwoners. Dit geldt bijvoorbeeld niet voor buitenlandse vennootschappen die aan geen van beide belastingen zijn onderworpen.
Een mandataris kan ook werkend vennoot zijn
In de praktijk zien we vaak dat mandatarissen van vennootschappen, zoals bestuurders en zaakvoerders, ook fungeren als werkend vennoot.
Dit gebeurt wanneer een mandataris niet alleen aandeelhouder is, maar ook operationele taken uitvoert binnen de vennootschap, naast de louter bestuurlijke verantwoordelijkheden die voortvloeien uit het mandaat.
De registratieplicht is eveneens van toepassing op werkende vennoten die ook een mandaat binnen de vennootschap bekleden.
Voorbeeld: Jan oefent zijn beroep als elektricien uit binnen een besloten vennootschap (BV). Hij is niet alleen de bestuurder van de BV, maar ook een aandeelhouder. Daarnaast verricht hij zelf elektricienwerkzaamheden en voert hij administratieve taken uit. Jan is dus zowel bestuurder als werkend vennoot. Aangezien de vennootschap actief is in de bouwsector, is het verplicht dat Jan als werkend vennoot wordt geregistreerd in de KBO.
Welke helpers dienen geregistreerd te worden en welke niet?
Een helper is een natuurlijk persoon die op zelfstandige basis (dus zonder een arbeidsovereenkomst) een zelfstandige ondersteunt of vervangt in de uitvoering van diens activiteiten. Het is niet mogelijk om helper te zijn van een vennootschap, alleen van een zelfstandige.
Zelfstandigen die werkzaam zijn in de bouw- of schoonmaaksector en die gebruikmaken van een of meerdere helpers, zijn verplicht deze helper(s) te registreren in de KBO.
Er zijn twee categorieën van helpers die niet in de KBO hoeven te worden geregistreerd:
- Meewerkende echtgenoten: dit zijn de partners van de zelfstandige die meewerken en aangesloten zijn bij het sociaal verzekeringsfonds onder het specifieke statuut van ‘meewerkende echtgenoot’.
- Helpers zonder verzekeringsplicht als zelfstandige: sommige helpers hoeven zich niet aan te sluiten bij een sociaal verzekeringsfonds voor hun werkzaamheden als helper. Voor deze helpers geldt de registratieplicht niet.
Het gaat meer bepaald om:
- Jonge ongehuwde helpers: Ongehuwde helpers dienen zich als zelfstandige te registreren vanaf 1 januari van het jaar waarin zij 20 jaar oud worden. Tot dat moment is registratie in de KBO niet vereist.
- Toevallige helpers: Deze helpers bieden sporadisch ondersteuning (onregelmatig en minder dan 90 dagen per jaar). Helpers die als ‘student’ recht hebben op kinderbijslag, worden altijd beschouwd als ‘toevallige helper’, ongeacht of ze regelmatig of meer dan 90 dagen per jaar helpen.
- Helpende echtgenoten met een eigen volwaardig sociaal statuut: De echtgenoot of echtgenote die meewerkt in de onderneming van de zelfstandige hoeft zich niet aan te sluiten bij het sociaal verzekeringsfonds als ‘meewerkende echtgenoot’, op voorwaarde dat hij/zij al een ander volwaardig statuut heeft (bijvoorbeeld als werknemer, ambtenaar of zelfstandige in hoofdberoep). In dit geval is het ook niet nodig om de helpende partner als helper in de KBO te registreren.
Welke gegevens moeten geregistreerd worden?
Vennootschappen en zelfstandigen actief in de bouw- of de schoonmaaksector, moeten volgende gegevens van hun werkende vennoten en helpers registreren in de KBO:
- naam en voornaam
- rijksregisternummer of bisnummer
- begindatum van de activiteit als werkend vennoot in de vennootschap of als helper van de zelfstandige
- indien van toepassing: einddatum van de activiteit als werkend vennoot in de vennootschap of als helper van de zelfstandige
Wanneer moeten de gegevens geregistreerd worden?
Voordat de activiteiten in de vennootschap of bij de zelfstandige beginnen, moeten de gegevens van een werkend vennoot of helper in de KBO worden geregistreerd.
De registratie van de einddatum van de activiteit als werkend vennoot of helper moet binnen 15 dagen na de beëindiging worden uitgevoerd.
Hoe gebeurt de registratie?
De registratie van actieve vennoten en assistenten dient online te gebeuren via de My Enterprise-applicatie.
De vennootschap (voor werkende vennoten) of de zelfstandige (voor helpers) om de noodzakelijke registraties te voltooien. Deze registraties zijn kosteloos.
Op de website van de FOD Economie vind je aanvullende informatie over het gebruik van My Enterprise en de optie om iemand anders een volmacht te geven voor het aanbrengen van wijzigingen in My Enterprise.
Sancties
Ondernemingen en zelfstandigen die hun verplichte registraties niet tijdig uitvoeren, kunnen worden bestraft met een administratieve boete, die varieert van € 500 tot € 4000 per geconstateerde overtreding.
De bestuurders en zaakvoerders van een vennootschap zijn hoofdelijk aansprakelijk voor het betalen van de boete(s) die aan de vennootschap zijn opgelegd.
Het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen (RSVZ) is verantwoordelijk voor het vaststellen van inbreuken en het opleggen van boetes. De inning van de boetes die door het RSVZ zijn opgelegd, wordt verzorgd door de sociale verzekeringsfondsen.
Inhoudingsplicht
De verplichting tot registratie van werkende vennoten en helpers in de bouw- en schoonmaaksector maakt deel uit van een bredere maatregel, namelijk de inhoudingsplicht voor sociale schulden binnen het zelfstandigenstelsel.
Deze maatregel houdt in dat (professionele) opdrachtgevers in de bouw- of schoonmaaksector in de toekomst moeten controleren of de aannemer sociale schulden heeft in het zelfstandigenstelsel. Indien dit het geval is, moet 15% van het factuurbedrag worden ingehouden en overgemaakt aan het RSVZ. (Een vergelijkbaar systeem is al van toepassing voor RSZ- en fiscale schulden.)
Het opzetten van een betrouwbaar register van werkende vennoten en helpers is cruciaal om de inhoudingsplichtmaatregel op een correcte en efficiënte manier te kunnen implementeren.